Digitalização é sinônimo de segurança e melhor gestão documentação

Digitalização

Atualmente, com a correria diária, primar por praticidade é essencial. Você já parou para avaliar quanto de papel sua empresa tem armazenado ao longo de cinco anos? Vale contabilizar contratos, notas ficais e também arquivos contábeis. Certamente o montante é gigante e, às vezes, incontável. Há uma solução para economizar espaço e garantir segurança tendo um backup de documentos, trata-se da digitalização de arquivos, prática já utilizada por muitas empresas. No entanto, algo que ainda precisa ser discutido são as questões relacionadas à proteção digital, essenciais para evitar casos que possam levar a perdas e complicações jurídicas à empresa.

A criptografia de toda comunicação digital é a garantia de que negócios que já estavam feitos não sejam destruídos. Garantir a privacidade do seu cliente é tão essencial quanto da sua própria empresa. Dessa forma, se você quiser preservar sua empresa de prejuízos graves, é preciso considerar a segurança de suas comunicações digitais antecipadamente. Separamos diversas vantagens da digitalização de documentos para as organizações e como usufruir desse benefício da forma mais segura possível:

  • Redução de espaço: o serviço de digitalização de documentos profissional elimina automaticamente a necessidade de ter inúmeros armários para arquivar documentos. É possível fazer de forma simples backups soft-cópia de todos os seus documentos rígidos. Assim que os documentos forem digitalizados, você poderá eliminar os papeis menos importantes, deixando o escritório mais espaçoso.
  • Acesso e recuperação rápida: com a digitalização de documentos todos os arquivos ficarão em um só lugar (servidor da empresa, disco rígido ou na nuvem). Isso facilita arquivar, pesquisas e recuperar documentos apenas com o auxílio de um computador.
  • Segurança: ao escanear documentos, você estará protegido contra qualquer roubo de arquivos, incêndios, inundações e qualquer outro imprevisto. A proteção digital pode ser feita usando firewalls, criptografia  e outras estratégias de segurança informática. Isso é importantíssimo quando consideramos que a recuperação de arquivos pode ser um processo extenso. A digitalização permite rápida recuperação.
  • Integridade do documento: preservar o documento é o objetivo primordial da digitalização, para que isso ocorra é preciso que o processo seja minucioso, cuidadoso e completo. Afinal, as imagens gravadas substituirão as cópias de papel. É necessário que as réplicas sejam cópia fiel dos documentos originais inteiros.
  • Backup: é necessário primar pelo backup pelo menos uma vez por semana. Isso pode ser feito copiando os documentos do computador para um pen drive ou em outro local seguro. É preciso avaliar as melhores formas de backup para você. 
  • Nuvem: as ferramentas online seguras são opções estratégicas, afinal, em caso de roubo, por exemplo, podem ser acessadas facilmente por meio de outro computador.
  • Proteção do computador: é necessário também investir em métodos seguros contra ataques de rede e vírus, visando estar protegido contra danos financeiros e de privacidade, entre eles documentos confidenciais roubados, dados extraviados, detalhes de acesso para contas ou investimentos, etc.